Naar de inhoud

Tien redenen om je club niet langer in Excel te beheren

Voor een vzw is het ledenregister wettelijk verplicht, het lidgeld moet binnen, en na elke algemene vergadering zit er iemand anders aan de knoppen. Een spreadsheet houdt dat niet bij.

Bijgewerkt op 8 november 2026 door Roger Heykoop; zie Over deze site.

  1. Het ledenregister moet kloppen

    Een vzw houdt volgens het Wetboek van vennootschappen en verenigingen een register bij van haar leden, op de zetel, en verwerkt elke wijziging binnen acht dagen. Elk lid mag het inzien. Dat mag digitaal. Als het register gewoon de ledenlijst is waarin je toch al werkt, met de datum van toetreding en uittreding erbij, is het altijd bij.

  2. Lidgeld met Bancontact, zonder overschrijvingen na te lopen

    Een ouder betaalt het liefst met de app die hij al heeft. Clubsoftware stuurt een betaalverzoek met een link voor Bancontact of een andere betaalmethode, zet de betaling zelf op betaald en stuurt een herinnering aan wie na twee weken nog niets deed. De penningmeester kijkt niet meer elke avond in de bankapp.

  3. Domiciliëring voor wie elk jaar terugkomt

    Bij de eerste betaling geeft een lid toestemming om volgende jaren automatisch af te schrijven. Daarna loopt het lidgeld vanzelf, tot het lid opzegt. Voor een sportclub met honderden leden scheelt dat elk seizoen een ronde herinneringen.

  4. Het CODA-bestand van je bank leest zichzelf in

    Elke Belgische bank geeft je rekeninguittreksels als CODA-bestand. Software die dat inleest, legt de betalingen naast de openstaande facturen en koppelt ze op bedrag, mededeling en rekeningnummer. Wat niet past, zie je apart, in plaats van tussen honderd regels in een Excel-tabblad.

  5. Inschrijven via je website, voor het hele gezin

    Bij een jeugdclub schrijven ouders twee of drie kinderen in. Een inschrijfformulier op je eigen site zet ze onder één gezin, met één betaling, en het bestuur keurt goed of zet ze op een wachtlijst. Niemand typt nog een papieren formulier over.

  6. Twee talen in dezelfde club

    In Brussel en in de taalgrensgemeenten zitten Nederlandstalige en Franstalige leden in dezelfde ploeg. Kies software waarin een lid zijn mails en zijn portaal in zijn eigen taal krijgt. Van de zes pakketten in de vergelijking hebben er maar drie een Franstalige site.

  7. GDPR die je kunt uitleggen

    Je club is verantwoordelijk voor de gegevens van haar leden. Gaat er iets mis, zoals een mail met alle adressen zichtbaar, dan meld je dat binnen 72 uur bij de Gegevensbeschermingsautoriteit als er risico is voor de leden. Software met rechten per bestuurslid, tweestapsverificatie en een verwerkersovereenkomst maakt de kans daarop kleiner en het antwoord op een vraag van een lid eenvoudiger.

  8. Een nieuwe raad van bestuur begint niet van nul

    Na de algemene vergadering wisselt de penningmeester, en met hem het wachtwoord, de map en de kennis. In clubsoftware hebben bestuursrollen een begin- en einddatum. De nieuwe bestuurder krijgt toegang op zijn eerste dag, de vorige verliest die op zijn laatste.

  9. De rekeningnazichters kijken online mee

    Veel statuten voorzien een of twee rekeningnazichters die de rekeningen controleren voor de algemene vergadering. Geef ze een account dat alleen kan lezen, en ze zien elke betaling met het uittreksel ernaast. Geen USB-stick, geen doos met bonnetjes.

  10. Jaarrekening en begroting liggen klaar

    De algemene vergadering keurt elk jaar de jaarrekening en de begroting goed. Als het lidgeld, de bank en de uitgaven al in hetzelfde systeem staan, haal je die cijfers er in een paar minuten uit, voor een kleine vzw als staat van ontvangsten en uitgaven.

Welk pakket past bij je club?

In de vergelijking staan zes pakketten met prijs, sterke punten en beperkingen: ClubCollect, Ledenbeheer, Ledenboek, Poplico, Stamhoofd en Twizzit. Ze zijn voor verschillende clubs gemaakt.

Speelt je club competitie, dan heb je het systeem van je federatie toch nodig. Twizzit heeft een aanbod voor sportclubs en federaties; voor het lidgeld en de boekhouding naast de federatie kan elk pakket.

Zijn veel leden Franstalig, kijk dan eerst naar Ledenboek, Poplico en Twizzit: alleen die drie hebben een Franstalige site.

Wil je de boekhouding in hetzelfde pakket: van de zes noemt alleen Ledenboek die op zijn site, met balans en jaarcijfers. ClubCollect levert een export; bij de andere vier noemt de prijspagina geen boekhouding.

Een jeugdbeweging of school met kampen en webshops vindt dat bij Stamhoofd, een dansschool met lessen en beurtenkaarten bij Ledenbeheer. Wie vooral online wil laten betalen, kan bij Poplico gratis beginnen of het innen uitbesteden aan ClubCollect.

Wat de wet van je vzw vraagt, lees je in de vzw-administratie.